El archivo en el archivo

El otro día estaba charlando de asuntos varios con un colega de profesión y le pregunté:

– “¿Oye, y tú conoces el cuadro de clasificación de tu archivo?”.

Ante esta pregunta inocente, él me respondió:

– “Pues claro… En nuestro archivo, el cuadro de clasificación es fundamental. Sirve para poder realizar la descripción de las series documentales una vez que éstas han sido identificadas, ya que nos aporta los datos esenciales de la estructura de los fondos que conservamos en nuestro archivo” (bueno, vale, tal vez no me lo dijo así ya que esta explicación está sacada del Diccionario de Terminología Archivística, pero os podéis hacer una idea).

Pero una vez me dijo esto, insistí de nuevo otra vez:

– “No, no me has entendido. No te he preguntado por el cuadro de clasificación de fondos o el cuadro de clasificación del fondo documental que conservas. Te pregunto por el Cuadro de Clasificación del Archivo, como organización administrativa encargada de producir expedientes y documentos.”

En este caso, mi colega puso una cara un tanto descompuesta, me miro y me dijo:

– “No tenemos de eso. No se me había ocurrido que fuera necesario”.

Este ejemplo me sirve para demostrar lo importante que debe ser aplicarnos un poco de nuestra propia medicina. Nuestros lugares de trabajo, los Archivos, son una organización como las demás, o como poco una unidad que es parte de una organización mayor, incluidas aquellas de las que nos dedicamos a conservar sus documentos. Nuestros archivos también producen documentos y, por tanto, esos documentos merecen el mismo tipo de tratamiento que el que nosotros exigimos a las organizaciones para las cuales gestionamos documentos.

En los diversos archivos en los que he tenido la oportunidad de trabajar, existe eso que comúnmente se conoce como “Archivillo” o “El archivo de Secretaría“. Pero, prácticamente nunca se encuentra tratado con el mismo afán con el que tratamos el resto de documentación que tenemos la obligación de conservar.

freedigitalphotos.net

Creo que debemos tomar nota de ello. Si intentáramos aplicarnos a nosotros mismos nuestras instrucciones de gestión y conservación documental, como, por ejemplo, diseñar nuestro cuadro de clasificación y utilizarlo para gestionar los documentos de nuestra propia organización, o incluso plantearnos la posibilidad de valorar alguna serie documental y proceder, en caso de que sea necesario, a su eliminación reglamentaria, tal vez entenderíamos la forma en que reacciona el personal de los organismos productores con el que nos toca “bregar” para gestionar y conservar los documentos.

Yo, por mi parte, ya estoy empezando a diseñar el cuadro de clasificación de mi archivo. Espero que algún día se pueda poner en práctica y nos beneficie.

Nos vemos!

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2 respuestas a El archivo en el archivo

  1. Anónimo dijo:

    Gracias por el post!! me interesó muchísimo, a propósito nos podrías compartir cómo se elebora el cuadro de clasificación del archivo?

    • Javi Requejo dijo:

      Hola, anónimo. Gracias a tí por tu interés y perdona el retraso en responderte.
      El cuadro de clasificación de un archivo se debe elaborar siguiendo las mismas prácticas que se utilizan para elaborar los cuadros de clasificación de los fondos documentales con los que trabajamos (con coger cualquier manual de archivos donde se hable del tema sabrás cómo hacer el cuadro de clasificación).
      Para ello, habrá que tener en cuenta los aspectos básicos de toda organización documental (estructura orgánica, legislación reguladora y procedimientos de trabajo).
      En realidad, sería hacer lo mismo que hacemos con los fondos documentales que conservamos pero aplicado a nuestra propia institución. No es tan difícil, en serio.

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