Archivos y Administración electrónica (Parte VII)

Hola, ya sóc aquí!

Con todos los artículos que he estado realizando previamente en esta serie de “Archivos y Administración electrónica“, hemos podido observar el marco legal existente en materia de Administración electrónica que se puede relacionar íntimamente con los Archivos y cómo los archiveros estamos integrados en ello.

Ahora bien, en la práctica ¿Qué implica que los archiveros hayamos sido declarados como actores involucrados en la política de gestión de los documentos electrónicos de nuestros organismos? ¿Qué tipo de responsabilidades debemos asumir a partir de este nuevo marco legal? ¿Nuestra formación típica en gestión documental ya no vale dentro de este nuevo esquema y estamos obligados a “reciclarnos” para poder adaptarnos?

Para empezar, por ejemplo, si el archivo central de cualquier organización es responsable de definir o coordinar la política de gestión de documentos administrativos en soportes tradicionales a medio – largo plazo, es decir, que establece los plazos de transferencias de documentos (primero desde las oficinas y luego hasta el archivo histórico), coordina las tareas oportunas para decidir la conservación permanente o la eliminación de series documentales, establece esquemas descriptivos para las agrupaciones documentales o incluso, si tiene la oportunidad, participa en el diseño de los procedimientos y formularios que se vayan a utilizar en su organización con el fin de facilitar la gestión posterior de los documentos producidos, ¿Por qué no aplicar esa misma política de gestión a los documentos electrónicos?

En los marcos de gestión electrónica de documentos administrativos se trabaja usando sistemas informáticos de gestión de documentos electrónicos. Estos sistemas vienen a ser programas o conjuntos de programas informáticos, ya sean comprados por la organización en el mercado o diseñados ad hoc por ingenieros de sistemas o programadores, que pretenden cumplir con las necesidades que se establezcan por parte de actores involucrados como los gestores administrativos que tramitan los expedientes en las oficinas, las altas jerarquías que ansían obtener informes y estadísticas de gestión en cualquier momento, los informáticos de la propia organización que serán los responsables de mantener operativos los programas y los repositorios… Y también los archiveros.

En este sentido, creo que el primer paso que debemos dar los archiveros, como hacen los otros actores involucrados en las políticas de gestión de documentos electrónicos, es comprobar que el sistema de gestión de documentos electrónicos que se utilice o diseñe, cumpla con los requisitos que nosotros establezcamos para poder gestionar los documentos a lo largo del tiempo, de la misma forma que establecemos los requisitos de los procesos archivísticos con la documentación en soporte tradicional.

A modo de resumen me gustaría concluir que, como actores involucrados, nuestra voz debería tenerse en cuenta e influir en las decisiones al respecto, al igual que se consideran las de los demás actores involucrados. Y si nuestra voz no se oye a la hora de participar de estas decisiones, debemos hacer todo lo posible porque nos oigan, ya que tenemos la ley de nuestro lado. Es necesario que reivindiquemos nuestro protagonismo en la gestión de  los documentos electrónicos frente al resto de actores involucrados. Si logramos esto, ya tendremos la mitad del trabajo hecho.

En posteriores artículos intentaré explicar cómo algunos archiveros expertos en gestión de documentos electrónicos (sí, los hay que son expertos en esto) han empezado a redefinir algunos de los procesos archivísticos tradicionales que deben ser modificados para la puesta en marcha de este nuevo modelo administrativo electrónico.

Nos vemos!

Esta entrada fue publicada en e-Administración y etiquetada , , . Guarda el enlace permanente.

Una respuesta a Archivos y Administración electrónica (Parte VII)

  1. Pingback: Archivos y Administración electrónica (y, por fin, parte VIII) | El almacén de papel

Responder

Introduce tus datos o haz clic en un icono para iniciar sesión:

Logo de WordPress.com

Estás comentando usando tu cuenta de WordPress.com. Cerrar sesión / Cambiar )

Imagen de Twitter

Estás comentando usando tu cuenta de Twitter. Cerrar sesión / Cambiar )

Foto de Facebook

Estás comentando usando tu cuenta de Facebook. Cerrar sesión / Cambiar )

Google+ photo

Estás comentando usando tu cuenta de Google+. Cerrar sesión / Cambiar )

Conectando a %s