Archivos y Administración electrónica (Parte V)

Decía el otro día que, quizá, la NTI más relevante para nosotros, los archiveros, era la NTI de Política de Gestión de Documentos electrónicos. También decía que esta NTI no se encuentra aprobada todavía, aunque se puede consultar el Proyecto de resolución por el que se aprueba la NTI en el Portal de Administración Electrónica (en adelante, PAE).

Cuando digo que esta NTI es la más importante para los archiveros es porque, si nos atenemos al contenido del Punto IV “Actores involucrados“, entre los principales actores involucrados en la definición, aprobación e implantación de la Política de Gestión de documentos electrónicos en una organización, se cita expresamente al “Personal responsable de la planificación, implantación y administración del programa de tratamiento de documentos y sus operaciones, cualificado, dedicado e instruido en gestión y conservación documental y que participará en el diseño, implementación y actualización de los sistemas de gestión y conservación documental.”

De nuevo, si analizamos esta frase detenidamente, podremos comprobar como, en realidad, el personal de la organización responsable de administrar el programa de tratamiento documental, cualificado y con instrucción en gestión y conservación documental… ¡somos los Archiveros!

Es cierto que, según la NTI, los archiveros sólo somos unos de los actores involucrados en la Política de Gestión, junto con la alta dirección, los responsables de los procesos de gestión administrativa, y el personal técnico que implemente el programa de tratamiento. Pero nosotros, los archiveros, debemos ser los responsables de planificar, implantar y administrar el programa de tratamiento de documentos de nuestras respectivas organizaciones.

El resto de la NTI de Política de Gestión detalla qué es lo que debe contener ese Programa de Tratamiento de documentos que debe ser planificado, implantado y administrado por los responsables de la gestión y conservación documental, detallando cuáles son los procesos de gestión documental que deberán incluirse en el Programa de Tratamiento (captura, registro, clasificación, descripción, acceso, calificación, conservación, transferencia y eliminación), la asignación de los metadatos sobre los documentos electrónicos y el sistema de comprobación, revisión y auditoría al respecto.

Por último, a modo de anexo en la citada NTI de Política de Gestión, se está redactando el Esquema General de Metadatos para la Gestión del Documento Electrónico, conocido por la abreviatura e-EGMDE. y al igual que ocurre con la NTI de Política de Gestión, todavía se encuentre en fase de borrador sin estar definitivamente aprobado. Este esquema pretende ser un instrumento que defina la incorporación y gestión de los metadatos de contenido, contexto y estructura de los documentos electrónicos a lo largo de todo su ciclo de vida.

El borrador de e-EGMDE disponible en el PAE contiene cuatro grandes bloques temáticos:

  • La definición y estructura del Modelo Conceptual (llamado “Modelo entidad-relación“) en el que se apoya el esquema de Metadatos, sus propiedades y su lógica interna.
  • El listado y la descripción detallada de cada uno de los elementos y sub-elementos de metadatos que se pueden contemplar (tanto los mínimos obligatorios como los complementarios).
  • Los esquemas de valores necesarios para entender y cumplimentar de forma comprensible los valores de algunos metadatos.
  • Las referencias a la normativa técnica utilizada como base para la elaboración del e-EGMDE.

freedigitalphotos.net

Con todo lo dicho aquí y en los anteriores artículos, que echando la vista atrás parece “un buen ladrillo jurídico“, se puede concluir que los archiveros estamos presentes en la Administración electrónica, nos guste o no. Es cierto que, tal vez, un archivo histórico al uso no participe de la planificación y gestión de documentos electrónicos de su organización pero, los archivos centrales o intermedios de las organizaciones administrativas deben implicarse, sin lugar a dudas, en su puesta en marcha y desarrollo.

Con este capítulo, también doy por concluida la referencia normativa a los archivos y archiveros en el desarrollo de la Administración electrónica. En la siguiente entrega, intentaré abordar las necesidades que deberían cubrirse por parte de los archivos de cada organización, según el marco normativo que se establece en las NTI, así como los procesos e innovaciones en la gestión documental que deberán realizarse para poder “ponerse a ello“.

 Nos vemos

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3 respuestas a Archivos y Administración electrónica (Parte V)

  1. Hola, Javier.

    Por si te resulta de utilidad te copio este enlace a un informe sobre la e-administración en España:

    Electronic administration in Spain: from its beginnings to the present
    http://www.ugr.es/~phipola/Electronic_Administration.pdf

    Hasta pronto

    Pedro
    http://twitter.com/phipola

  2. Pingback: Archivos y Administración electrónica (Parte VI) | El almacén de papel

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