Archivos y Administración electrónica (parte IV)

He aquí la cuarta entrega de la Serie “Archivos y Administración electrónica”:

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Si descontamos lo dicho en el anterior artículo, lo más importante del ENI, al menos para nosotros, viene recogido en la Disposición Adicional Primera del referido Real Decreto 4/2010. En esa disposición, se fija la necesidad de desarrollar una serie de Normas Técnicas de interoperabilidad (en adelante, NTI), que serán de obligado cumplimiento y que detallarán las condiciones y medidas que se citan de forma genérica en el ENI.

Se prevé el desarrollo de once NTI, pero a nosotros, los profesionales de la gestión Documental, las que más nos interesan son las siguientes:

  • Documento electrónico: Desarrollará los metadatos mínimos obligatorios, la asociación de los datos y metadatos de firma o sellado de tiempo, así como otros metadatos complementarios asociados y los formatos de documento.
  • Digitalización de documentos: Trata los formatos y estándares aplicables, los niveles de caldiad, las condiciones técnicas y los metadatos asociados al proceso de digitalización.
  • Expediente electrónico: Trata de la estructura y formato que deben tener los expedientes electrónicos.
  • Procedimiento de copiado auténtico y conversión: Trata el proceso de migración de documento en soporte papel a soporte electrónico y el proceso de conversión entre documentos electrónicos
  • Política de Firma electrónica y de certificados de la Administración: Trata las condiciones que deberán cumplir las firmas electrónicas aceptadas por la Administración.
  • Política de Gestión de documentos electrónicos: Incluirá las directrices para la asignación de responsabilidades, directivas o profesionales, y la definición de programas, procesos y controles de gestión de documentos .

Como digo, en el ENI se citan más NTI, pero las que más nos interesan a los archiveros son estas siete. Y, de estas siete normas, ya han sido aprobadas, y publicadas en el BOE de 30 de julio de 2011, todas menos la de Política de Gestión de Documentos electrónicos.

A día de hoy las NTI se pueden consultar, obviamente las ya aprobadas pero también las que están en fase de proyecto, a través del Portal de Administración Electrónica. Os aconsejo que las echéis un vistazo porque merecen la pena. Es verdad que si las analizamos “archivísticamente“, lo más probable es que no las veamos con muy buenos ojos. Incluso, “algunos” las hemos podido tachar de insuficientes o vacías de contenido.

Pero lo cierto es que, si somos realistas, hay que entender que, al menos, ya hay unas normas técnicas que establecen los requisitos mínimos que deben cumplirse para que las administraciones asuman sus responsabilidades documentales en soportes electrónicos. Así por ejemplo, en la NTI de Digitalización se fija la resolución mínima de 200 ppp para que la Administración digitalice sus documentos (este es un dato a tener en cuenta)

Además, a pesar de que se han aprobado seis NTI de interés para los archiveros, todavía no se ha aprobado la que, quizá, sea la norma técnica más importante para el sector de la Gestión Documental: La NTI de Política de Gestión de documentos electrónicos.

Pero… Eso es carne de otro artículo. Mejor dejamos la NTI de Política de Gestión para otro día.

Nos vemos

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