Archivos y Administración electrónica (parte III)

Hola de nuevo.

Sigamos con el análisis del régimen jurídico de la Administración Electrónica en España, entendido desde el punto de vista de los Archivos. Esta vez, toca analizar el Real Decreto 4/2010, de 8 de enero, por el que se regula el Esquema Nacional de Interoperabilidad en el ámbito de la Administración electrónica.

El Esquema Nacional de Interoperabilidad (en adelante, el ENI) se desarrolló para regular algunos contenidos que no aparecían ni en la Ley 11/2007 ni en el RD 1671/2009. Si analizamos el contenido del ENI, vemos cómo desarrollar las condiciones necesarias para que las Administraciones puedan interoperar, es decir, intercambiar información entre dos o más sistemas y que esta información sea utilizable por dichos sistemas.

Y entre las condiciones necesarias para que las Administraciones Públicas puedan interoperar, el ENI incluye la recuperación y conservación de los documentos electrónicos, entre los artículos 21 a 24.

El Artículo 21 establece que “las Administraciones adoptarán las medidas necesarias que garanticen la Interoperabildiad en relación con la recuperación y conservación de documentos electrónicos a lo largo de su ciclo de vida“. Y aquí, el ENI cita hasta 13 medidas, entre las que podemos destacar las siguientes:

  • La definición de una política de gestión integral de documentos que aborde el tratamiento, las normas y los procedimientos específicos que sean necesarios en la formación y gestión de documentos.
  • La asociación de los metadatos mínimos obligatorios y, en su caso, complementarios, asociados al documento electrónico a lo largo de su ciclo de vida e incorporación el Esquema de Metadatos.
  • La clasificación, de acuerdo a un plan de clasificación adaptado a las funciones, de cada una de las Administraciones públicas.
  • La definición de períodos de conservación de los documentos, establecido en cada caso según la legislación.
  • La transferencia de los expediente entre los repositorios electrónicos a efectos de conservación de acuerdo con lo establecido en la legsilación en materia de archivos, de manera que se pueda asegurar su conservación y recuperación a medio y largo plazo.
  • El Acceso completo e inmediato a los documentos a través de métodos de consulta en línea que permitan la visualización de los documentos, la recuperación pertinente de los documentos, la copia o descarga en los formatos originales y la impresión en papel de los documentos que se consideren.
  • Si el resultado del procedimiento de evaluación documental así lo establece, el borrado de la información o la destrucción física de los soportes de acuerdo con la legislación que resulte de aplicación.

De nuevo, si hay alguien que crea que estas medidas no se asemejan a los procesos tradicionales desarrollados en los archivos, que venga alguien a explicármelo, por favor. Estas medidas vienen a ser una representación más o menos fidedigna de los principales procesos archivísticos que son:

  • La definición de una política de gestión de documentos que desarrolle el tratamiento, las normas aplicables y los procedimientos de desarrollo.
  • La Descripción de los documentos, expedientes y series documentales.
  • La Clasificación funcional de las series documentales.
  • La Evaluación / Valoración de las series documentales que marque los plazos de transferencia y conservación
  • La Difusión y el acceso a los documentos, con posibilidad de obtener reproducciones de los mismos.
  • Y por último, la Selección y eliminación de los documentos que no sean de conservación permanente y cumplan el plazo de vigencia administrativa establecido.

freedigitalphotos.net

Además de esto, el Esquema Nacional de Interoperabilidad dice otras muchas cosas relativas a la gestión de documentos electrónicos, abordando de forma genérica las condiciones que deben cumplir las Administraciones Públicas para poder interoperar entre sí, como por ejemplo, las firmas electrónicas, los formatos, la digitalización de documentos en papel, etc. Y quizá lo más importante de todo: La necesidad de desarrollar unas Normas Técnicas de Interoperabilidad que concreten todo lo que se ha establecido de forma genérica hasta ahora

Y hasta aquí llega el capítulo III de la serie “Archivos y Administración electrónica“. En el siguiente capítulo, intentaré abordar las Normas Técnicas de Interoperabilidad que más repercusión tienen para los archiveros.

Nos vemos

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