Archivos y Administración electrónica (parte I)

Tras el Día Internacional de los Archivos, toca ponerse otra vez las pilas. Y vamos a empezar con la Administración Electrónica, quiza uno de los temas más “peliagudos” para los archiveros y archiveras, o al menos para la mayor parte de los que conozco.

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Además, con este post, hoy comienza la que será una especie de “colección por fascículos” en la que intentaré poner en relieve el protagonismo que deben tener los profesionales de la Archivística y la Gestión Documental en el nuevo marco documental que ya está surgiendo a partir de la Administración Electrónica.

Para empezar, y antes de entrar en detalles, creo que lo más importante es entender que los archiveros debemos participar activamente, e implicarnos al 100%, en las políticas de gestión de documentos electrónicos de nuestras respectivas organizaciones. Y esto no lo digo simplemente porque, personalmente, esté convencido de ello (que también), sino por numerosas razones que, de aquí en adelante, iré exponiendo, como por ejemplo:

  • Porque viene establecido en el propio marco normativo de la Administración Electrónica.
  • Porque la Administración, aunque sea electrónica, produce documentos administrativos que deberían ser tratados del mismo modo que se tratan los documentos administrativos en papel (y por los cuales los archiveros sí nos molestamos).
  • Porque somos archiveros y nos debemos al cumplimiento de nuestro propio Código Deontológico de los Archiveros (descargable en PDF aquí).
  • Porque si nosotros, “los garantes de la Memoria colectiva de nuestra Sociedad“, no procuramos la conservación de los documentos electrónicos, las generaciones futuras no llegarán a conocer su pasado.
  • Y por último, porque antes que yo, hubo archiveros y gestores documentales mucho más inteligentes y capaces que ya comprendieron esta nueva realidad, y no soy nadie para llevar la contraria a archiveros inteligentes y capaces.

Todo esto sobre lo que estoy plenamente convencido implica una “reconversión” casi brutal de nuestro trabajo como profesionales de la gestión y conservación documental. El hecho de no disponer de documentos físicos está cambiando la forma de concebir todos los procesos documentales que tradicionalmente se realizaban en los Archivos.

A partir de este momento, se deberá prestar más atención a procesos que siempre han sido pospuestos o, más bien “abandonados“, como la Evaluación / Valoración de series documentales, el análisis sobre el Acceso a la documentación, así como el establecimiento y actualización de políticas de gestión integral de documentos. A partir de ahora, otros procesos documentales que tradicionalmente tenían mucho peso en los Archivos como la Descripción, la Conservación, la restauración o la reproducción de documentos, deben quedar relegados a un segundo plano.

Y para poder hacer esta “reconversión“, los archiveros debemos rehacer nuestras competencias. Muchos de nosotros procedemos de ramas académicas sociales (Historia, Derecho, Filología, etc.), donde adquirimos los conocimientos necesarios para la gestión y conservación tradicional de documentos de archivo (Como Documentación, Historia de las Instituciones y Derecho). Pero debido a la puesta en funcionamiento de este nuevo esquema, los Archiveros nos veremos obligados a adquirir competencias y formación en materias que rara vez hemos recibido en nuestras carreras como gestión de modelos relacionales, lenguajes de marcado y sus esquemas, etc..

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A modo de conclusión de este “primer fascículo”, me gustaría decir que si ahora no nos reconvertimos, estaremos abocando a los futuros archiveros a ser engullidos por las Bibliotecas y Museos, tratando sus pergaminos y cajas como objetos de colección ilegibles por casi nadie, sin ser capaces de proteger los derechos e intereses de los ciudadanos.

Pero ya tendremos oportunidad de hablar más detenidamente al respecto de todo esto.

Nos vemos

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