Cómo hemos cambiado…

Hace unos días cayó en mis manos un ejemplar del “Boletín ACAL”, revista predecesora del actual “Archivamos”, que editaba la Asociación de Archiveros de Castilla y León para informar a sus socios de las noticias archivísticas y las principales corrientes de nuestro sector (por cierto, leer esos boletines es algo totalmente recomendable para saber muchas más cosas de archivos).

Portada del Boletín ACAL 33

Concretamente, se trataba del Boletín ACAL número 33, correspondiente al tercer trimestre del año 1999… ¡y costaba 750 pesetas! En su interior, había un reportaje en la sección “Cuaderno de notas”, redactado por Ángel Laso Ballesteros, director del Archivo Histórico Provincial de Valladolid, que tenía por título “El acceso a los documentos administrativos. Derecho, laberinto y decepción” y que presentaba una exposición y análisis de la situación en ese momento con respecto al acceso a la documentación pública. Tras leerme este reportaje, la conclusión era, más o menos según mi humilde punto de vista, la siguiente: La normativa administrativa en materia de acceso resulta insatisfactoria para dar respuesta a las necesidades que tienen los archivos.

Una vez que terminé de leer el reportaje, me di cuenta de que, tras haber transcurrido 15 años de haber sido escrito, no había perdido un ápice de actualidad, salvo por la obvia desactualización e interpretación de las posteriores normas que han ido regulando el acceso a la información pública y a los documentos desde al año 1999 hasta ahora.

En este sentido, ya más tranquilo con un café en la mano y mientras veía jugar a mis niñas pequeñas, me puse a reflexionar… ¿Cómo es posible que los archiveros hayamos estado pensando y debatiendo continuamente sobre el régimen de acceso y la legislación en materia de transparencia durante más de 15 años? Y lo que es peor, ¿Cómo es posible que, tras más de 15 años haciéndolo, todavía sigamos exigiendo sin éxito que nos escuchen, nos tengan en cuenta y resuelvan nuestros serios problemas al respecto?

¿No sería mejor intentar pasar página y empezar a pensar cómo abordar otros aspectos de la Gestión Documental actual que también requieren nuestro esfuerzo y atenciones? ¿No sería más positivo para todos nosotros, archiveros preocupados por mejorar el futuro de nuestra profesión, abandonar, por ahora, lo que resulta a todas luces un debate infructuoso y plantearse nuevos objetivos a conseguir?

A la vista del escaso éxito de nuestras jornadas y congresos sobre transparencia, de nuestras publicaciones exigiendo un cambio en el régimen jurídico, de nuestros manifiestos profesionales y deontológicos, y de cuántos grupos de presión hayamos creado en las dos últimas décadas para lograr una regulación normalizada del acceso y la transparencia, que resulte más realista y acorde a nuestra realidad archivística, deberíamos empezar a plantearnos otras metas, otros objetivos que también son importantes y que requiere de nuestra atención.

Sí, lo sé… Tengo una mesa hecha de legumbres y arroz, ¿Qué pasa?

Tal vez si nos centráramos en otras cosas por un tiempo, como la definición de los procesos administrativos en los que se generan documentos, la participación en las políticas de administración electrónica, o el aumento y mejora de nuestra reputación dentro de nuestra propias organizaciones o frente a otros sectores profesionales, nos evitaríamos esa extraña sensación de estar dando cabezazos contra un muro que me entró al ver cómo hace 15 años estábamos exigiendo exactamente lo mismo que ahora. Si, desde nuestro colectivo profesional, lográramos avanzar en otros proyectos igual o más importantes que la Cuestión del Acceso, en un futuro tal vez nos resulte más efectivo volver a atacar este asunto con mayor probabilidad de éxito.

Por ejemplo, si ahora que nos encontramos en una fase crítica en la implantación de la llamada “Administración electrónica”, debido a la falta de inversión económica para poder implementarla adecuadamente, los archiveros nos centrásemos y expusiésemos las ventajas que puede conllevar una adecuada gestión documental para reducir los procedimientos administrativos, ahorrando con ello tiempo y dinero a la Administración, a lo mejor después tenemos más capacidad para abordar con éxito esos problemas con los que nos hemos obcecado décadas.

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¿Qué nos pasa a los archiveros españoles fuera de nuestro país?

Hola,

Tras mucho tiempo sin pasar por el blog (entre otras cosas, porque no tengo tiempo ni para sentarme a ello), he decidido retomarlo de nuevo para responder a un comentario que realicé la semana pasada en Twitter y que ha resultado ser un tanto desafortunado.

Dicho comentario es el siguiente:

Aunque sigo con la idea de que, aunque asistamos los #archivos españoles a esas reuniones, no tenemos liderazgo ni somos baluartes a seguir

— Javi Requejo (@JaviReq) 24 de mayo de 2013

Este tweet ha sido, en cierta medida, «malinterpretado» puesto que fue escrito al mismo tiempo que se estaban celebrando las Jornadas Españolas de Documentación de FESABID 2013 y el Congrés d’Arxivística de Catalunya, lugares donde muchos archiveros y archiveras han expuesto actividades dignas de mención.

Pero mi tweet estaba relacionado con otro que yo mismo escribí hace ya mucho tiempo. Ese otro tweet era el siguiente:

Es una pena ver como en los programas de los congresos europeos los archiveros españoles brillan por su ausencia ¿Por qué será? #archivos

— Javi Requejo (@JaviReq) 3 de mayo de 2013

Y es que, el día 3 de mayo me enteré que se va a celebrar, entre el 25 y el 28 de junio, un congreso triple en Dublín (Irlanda) para abordar de forma conjunta tres grandes proyectos europeos: El Proyecto APEx, el DLM Forum y el Proyecto ICARUS. Y tras consultar sus respectivos programas, pude comprobar cómo no había ni un sólo español como ponente o conferenciante en ninguno de los tres congresos. Esa situación provocó en mí un pensamiento bastante pesimista.

Y esa sensación se vio alimentada tras comprobar cómo anteriormente había ocurrido lo mismo en otros programas científicos de diversos eventos internacionales archivísticos, concretamente el programa de la CITRA celebrada en Toledo en el 2011 y el programa del Congreso Internacional de Archivos en Brisbane (Autralia) en 2012.

En ninguno de los dos programas científicos de los eventos del ICA hubo presencia española alguna, salvando el consabido programa previo que organizó el Ministerio de Cultura en Toledo antes de la inauguración oficial de la CITRA, con personajes del panorama español para dar su punto de vista sobre algunos asuntos de su quehacer cotidiano. 😛

Bueno, me equivoco: En Australia sí hubo presencia española en el programa científico, aunque no fue ninguna persona sino que se difundió el Modelo Conceptual de la CNEDA, como ejemplo a seguir por parte del ICA en el desarrollo futuro de las normas internacionales de descripción archivística.

Todo esto me ha generado una idea que deja mucho que desear sobre la situación actual que vivimos los archiveros españoles fuera de nuestras fronteras. En otros tiempos, según tengo entendido, éramos unos técnicos competentes y reconocidos por todo el mundo como grandes profesionales a seguir en numerosas materias, pero actualmente, parece que se «han olvidado de nosotros«, o tal vez hemos sido nosotros los que «nos hemos olvidado del resto del mundo«.

Ahora, parece que sólo se acuerdan de nosotros por lo buenos anfitriones que somos (siempre que hablo con algún archivero extranjero con cierta edad recuerda con añoranza el Congreso Internacional de Archivos de Sevilla en 2000), los grandes archivos que custodiamos (ah, el Archivo de Simancas…) y el buen clima de que disfrutamos para venir a nuestro país a celebrar eventos. Pero no se acuerdan de nosotros para que expongamos nuestros proyectos. 😦

No estoy diciendo que no estemos haciendo buenas cosas en este país. No hay más que ver todo lo que se ha presentado en las Jornadas de FESABID 2013, en el Congrés d’Arxivística de Catalunya, el cual, por cierto, se ha celebrado al mismo tiempo que las jornadas de FESABID (wtf?), o en el Congreso de Archivos de Castilla y León del pasado 2012.

Pero algo estaremos haciendo mal si sólo «nos miramos el ombligo» por lo bien que hacemos las cosas y nos damos continuamente «palmaditas» en la espalda a nosotros mismos, mientras fuera de nuestro país no saben qué hacemos o en qué situación nos encontramos. Si no exponemos nuestros proyectos fuera, por muy buenos que seamos, no valdrá de mucho, y nunca se nos reconocerá.

Y para terminar, espero poder recuperar con mayor asiduidad el blog. Siempre es bueno poder expresarse de vez en cuando con más de 140 caracteres…

Nos vemos!

El que quiera entender…

Hola a todo el mundo,

Antes de nada, os pido disculpas por no mantener al día las entradas del blog. Ya comenté en algún momento que el principal escollo de este blog sería mi falta de disciplina y yo siempre cumplo mis promesas 😉

La siguiente entrada no va a ser un sesudo análisis de la gestión de los documentos electrónicos sino que es bastante «visual«.

Probablemente, muchos no entiendan a qué viene esta imagen, pero creo que es hora de que, aquellos que no lo sepan ya, empiecen a familiarizarse con el fenómeno meme.

En lo que respecta al contenido del meme, no digo más: El que quiera entender…

Nos vemos

El archivo en el archivo

El otro día estaba charlando de asuntos varios con un colega de profesión y le pregunté:

– «¿Oye, y tú conoces el cuadro de clasificación de tu archivo?».

Ante esta pregunta inocente, él me respondió:

– «Pues claro… En nuestro archivo, el cuadro de clasificación es fundamental. Sirve para poder realizar la descripción de las series documentales una vez que éstas han sido identificadas, ya que nos aporta los datos esenciales de la estructura de los fondos que conservamos en nuestro archivo» (bueno, vale, tal vez no me lo dijo así ya que esta explicación está sacada del Diccionario de Terminología Archivística, pero os podéis hacer una idea).

Pero una vez me dijo esto, insistí de nuevo otra vez:

– «No, no me has entendido. No te he preguntado por el cuadro de clasificación de fondos o el cuadro de clasificación del fondo documental que conservas. Te pregunto por el Cuadro de Clasificación del Archivo, como organización administrativa encargada de producir expedientes y documentos.»

En este caso, mi colega puso una cara un tanto descompuesta, me miro y me dijo:

– «No tenemos de eso. No se me había ocurrido que fuera necesario».

Este ejemplo me sirve para demostrar lo importante que debe ser aplicarnos un poco de nuestra propia medicina. Nuestros lugares de trabajo, los Archivos, son una organización como las demás, o como poco una unidad que es parte de una organización mayor, incluidas aquellas de las que nos dedicamos a conservar sus documentos. Nuestros archivos también producen documentos y, por tanto, esos documentos merecen el mismo tipo de tratamiento que el que nosotros exigimos a las organizaciones para las cuales gestionamos documentos.

En los diversos archivos en los que he tenido la oportunidad de trabajar, existe eso que comúnmente se conoce como «Archivillo» o «El archivo de Secretaría«. Pero, prácticamente nunca se encuentra tratado con el mismo afán con el que tratamos el resto de documentación que tenemos la obligación de conservar.

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Creo que debemos tomar nota de ello. Si intentáramos aplicarnos a nosotros mismos nuestras instrucciones de gestión y conservación documental, como, por ejemplo, diseñar nuestro cuadro de clasificación y utilizarlo para gestionar los documentos de nuestra propia organización, o incluso plantearnos la posibilidad de valorar alguna serie documental y proceder, en caso de que sea necesario, a su eliminación reglamentaria, tal vez entenderíamos la forma en que reacciona el personal de los organismos productores con el que nos toca «bregar» para gestionar y conservar los documentos.

Yo, por mi parte, ya estoy empezando a diseñar el cuadro de clasificación de mi archivo. Espero que algún día se pueda poner en práctica y nos beneficie.

Nos vemos!

Archivos y Buen Gobierno por el mundo

¡Hola!

Una vez que ya he terminado, al menos por ahora, mis reflexiones sobre los archivos y la administración electrónica, creo necesario intentar explicar parte de los motivos por los que he estado «ausente» del blog durante gran parte del verano (ya comenté en su momento que mi falta de disciplina podría pesar sobre ello).

En el pasado mes de julio me brindaron la oportunidad de asistir a uno de los eventos archivísticos de mayor calado y tradición en Iberoamérica. Concretamente, estoy hablando de la vigesimocuarta edición del Congreso Archivístico Nacional de Costa Rica, evento organizado anualmente por el Archivo Nacional de Costa Rica para dar a conocer las experiencias iberoamericanas en determinados asuntos archivísticos comunes a todos nuestros países.

En esta ocasión, el Congreso estuvo dedicado al «Buen Gobierno y los Archivos«, prestando especial atención a las realidades comunes que se plantean en cuanto a la transparencia de las administraciones, la Administración electrónica y el papel que juegan los archivos en todo ello.

Entre los ponentes más destacados, debo mencionar a doña María Alejandra Sepúlveda Toro, Directora de Fiscalización del Consejo para la Transparencia de Chile, así como también a Don Carlos Alberto Zapata, Director del Archivo General de la Nación de Colombia, experto en gestión de documentos electrónicos. Ambos nos mostraron las experiencias de sus respectivos países en cuanto a la importancia de la Gestión documental en cuanto al desarrollo de una Administración transparente y electrónica.

Como digo, por mi parte tuve el enorme privilegio de acudir en representación del Ministerio de Educación, Cultura y Deporte para aportar mis conocimientos en un asunto como es el de las tendencias archivísticas al servicio de la transparencia en gobiernos electrónicos, realizando un análisis de la situación española actual.

En mi ponencia, intenté explicar cómo los archivos tienen un papel relevante en la implantación y desarrollo de la Administración Electrónica y la Transparencia. Pero, aunque los archivos tienen algo importante que decir al respecto, para que se los tenga en cuenta, es necesario «remodelar» nuestras prácticas tradicionales y adaptar los modelos de gestión documental.

Para que todos los procesos archivísticos puedan implantarse de la mejor forma posible en la nueva realidad administrativa, ya sea la basada en la transparencia o en los intercambios electrónicos de información, es necesario adaptar los procesos desarrollados en los archivos a los modelos de Gestión Integral de las Organizaciones.

Aquí os cuelgo la presentación que ofrecí durante mi ponencia, por si os interesa (perdonad los errores de formato pero mezclar Power Point con Slideshare es lo que tiene):

Vuelvo a insistir en que, creo, éste es un asunto que va a marcar el futuro de nuestra profesión a medio-largo plazo por lo que deberíamos empezar a «hacérnoslo mirar cuanto antes«.

Nos vemos!

Archivos y Administración electrónica (y, por fin, parte VIII)

¡Hola!

En el anterior artículo del blog hacía referencia a que existían profesionales de los archivos expertos en gestión de documentos electrónicos que ya estaban realizando grandes esfuerzos por diseñar los procesos archivísticos tradicionales con el fin de adaptarlos al nuevo panorama digital.

No quiero dedicarme a realizar un listado de los expertos o grupos de trabajo sobre documentos electrónicos y entrar a valorar sus esfuerzos o trabajos (no soy quien para juzgar eso). Pero dejadme al menos que os aconseje seguir el trabajo que está realizando la Conferencia de Archiveros Universitarios (CAU).

Dentro de la CAU existe un Grupo de Trabajo de Documentos electrónicos cuyo objetivo es «analizar las necesidades y establecer los requisitos mínimos, tanto informáticos como archivísticos, exigibles a los programas automatizados de gestión de documentos y archivos, De tal manera que puedan adaptarse a las distintas fases y procesos en que se encuentran inmersos cada uno de los archivos universitarios«. Más claro, agua.

Desde su creación en 2002, bajo la denominación de Grupo de Trabajo sobre Requerimientos Básicos de Aplicaciones Informáticas para Archivos, este grupo ha producido algunos de los documentos que, personalmente, considero más útiles y comprensibles para que los archiveros legos en la materia, como es un servidor, podamos acercarnos a la gestión de documentos electrónicos.

Por ejemplo, entre otras cosas han publicado los siguientes documentos (todos ellos accesibles online para el común de los mortales):

• Un informe de bibliografía comentada y legislación sobre documentos electrónicos (sí, tal vez sea un poco antiguo pero sigue siendo útil como acercamiento).
• Una versión comentada del Manual para Archiveros de documentos de archivo electrónicos del Consejo Internacional de Archivos.
• Un documento de buenas prácticas para la gestión de documentos electrónicos en las universidades.
• Un Esquema de metadatos para implementar la Administración electrónica en las universidades.
• Un documento de recomendaciones para la Gestión y conservación de los correos electrónicos.
• Un documento de análisis del proceso de Valoración – Evaluación documental de documentos electrónicos.

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Estos dos últimos documentos tal vez sean de lo mejor que he visto sobre la materia. La gestión de los correos electrónicos en nuestras organizaciones se está convirtiendo en todo un problema logístico al cual no sabemos muy bien cómo enfrentarnos. Y el análisis del proceso de Valoración en documentos electrónicos que plantean demuestra cómo se trata de uno de los procesos archivísticos tradicionales que más modificaciones debe conllevar por nuestra parte para poder asumir nuestra responsabilidad como agentes implicados y protagonistas de las políticas de gestión de documentos electrónicos.

Todavía nos queda mucho por aprender. Afortunadamente, hay gente dispuesta a enseñarnos.

Y hasta aquí llega mi pequeña aportación a la necesidad de que los archiveros nos impliquemos en los modelos de  Administración electrónica de nuestras respectivas organizaciones.

En futuros artículos tal vez insista en lo mismo pero creo que ya no puedo aportar más. Es hora de que los verdaderos expertos hagan su labor de concienciación y «evangelización» al común de los archiveros para que nos demos cuenta de lo que puede llegar a pasar si dejamos de lado los documentos electrónicos.

Nos vemos!

Archivos y Administración electrónica (Parte VII)

Hola, ya sóc aquí!

Con todos los artículos que he estado realizando previamente en esta serie de «Archivos y Administración electrónica«, hemos podido observar el marco legal existente en materia de Administración electrónica que se puede relacionar íntimamente con los Archivos y cómo los archiveros estamos integrados en ello.

Ahora bien, en la práctica ¿Qué implica que los archiveros hayamos sido declarados como actores involucrados en la política de gestión de los documentos electrónicos de nuestros organismos? ¿Qué tipo de responsabilidades debemos asumir a partir de este nuevo marco legal? ¿Nuestra formación típica en gestión documental ya no vale dentro de este nuevo esquema y estamos obligados a «reciclarnos» para poder adaptarnos?

Para empezar, por ejemplo, si el archivo central de cualquier organización es responsable de definir o coordinar la política de gestión de documentos administrativos en soportes tradicionales a medio – largo plazo, es decir, que establece los plazos de transferencias de documentos (primero desde las oficinas y luego hasta el archivo histórico), coordina las tareas oportunas para decidir la conservación permanente o la eliminación de series documentales, establece esquemas descriptivos para las agrupaciones documentales o incluso, si tiene la oportunidad, participa en el diseño de los procedimientos y formularios que se vayan a utilizar en su organización con el fin de facilitar la gestión posterior de los documentos producidos, ¿Por qué no aplicar esa misma política de gestión a los documentos electrónicos?

En los marcos de gestión electrónica de documentos administrativos se trabaja usando sistemas informáticos de gestión de documentos electrónicos. Estos sistemas vienen a ser programas o conjuntos de programas informáticos, ya sean comprados por la organización en el mercado o diseñados ad hoc por ingenieros de sistemas o programadores, que pretenden cumplir con las necesidades que se establezcan por parte de actores involucrados como los gestores administrativos que tramitan los expedientes en las oficinas, las altas jerarquías que ansían obtener informes y estadísticas de gestión en cualquier momento, los informáticos de la propia organización que serán los responsables de mantener operativos los programas y los repositorios… Y también los archiveros.

En este sentido, creo que el primer paso que debemos dar los archiveros, como hacen los otros actores involucrados en las políticas de gestión de documentos electrónicos, es comprobar que el sistema de gestión de documentos electrónicos que se utilice o diseñe, cumpla con los requisitos que nosotros establezcamos para poder gestionar los documentos a lo largo del tiempo, de la misma forma que establecemos los requisitos de los procesos archivísticos con la documentación en soporte tradicional.

A modo de resumen me gustaría concluir que, como actores involucrados, nuestra voz debería tenerse en cuenta e influir en las decisiones al respecto, al igual que se consideran las de los demás actores involucrados. Y si nuestra voz no se oye a la hora de participar de estas decisiones, debemos hacer todo lo posible porque nos oigan, ya que tenemos la ley de nuestro lado. Es necesario que reivindiquemos nuestro protagonismo en la gestión de  los documentos electrónicos frente al resto de actores involucrados. Si logramos esto, ya tendremos la mitad del trabajo hecho.

En posteriores artículos intentaré explicar cómo algunos archiveros expertos en gestión de documentos electrónicos (sí, los hay que son expertos en esto) han empezado a redefinir algunos de los procesos archivísticos tradicionales que deben ser modificados para la puesta en marcha de este nuevo modelo administrativo electrónico.

Nos vemos!

Archivos y Administración electrónica (Parte VI)

Hola de nuevo.

Tras un impass de mes y pico (entre vacaciones, deberes profesionales y responsabilidades familiares, uno no puede estar a todo), retomo el blog para informar de la publicación, en el Boletín Oficial del Estado del pasado día 26 de julio, de la Resolución de 28 de junio de 2012 de la Secretaría de Estado de Administraciones Públicas, por la que se aprueba la Norma Técnica de Interoperabilidad de Política de Gestión de Documentos electrónicos, la cual fue objeto de análisis en mi anterior artículo, antes de que fuera aprobada y publicada en el BOE.

Esta Norma Técnica sigue manteniendo el mismo contenido que el borrador que se encontraba disponible en el Portal de Administración Electrónica aunque falta por publicar una guía de aplicación que ejerza como manual explicativo y detallado para poner en práctica el contenido de la Norma, tal y como ocurre con el resto de normas técnicas de interoperabilidad que se encuentran publicadas en el BOE y disponibles en dicho Portal.

No voy a entrar a analizar los posibles motivos por los cuales se ha retrasado tanto la aprobación de esta norma técnica, ni quiero entrar en el hecho de que el Esquema General de Metadatos se haya quedado fuera de cualquier Norma Técnica de Interoperabilidad, sin posibilidad de que tenga la misma consideración que el resto de documentos relativos con la puesta en marcha del Esquema Nacional de Interoperabilidad.

En el fondo, resulta una excelente noticia el que se disponga de una norma en la que se indique que entre los actores involucrados en la política de gestión de los documentos electrónicos de una organización se encuentran los archiveros de las mismas organizaciones (aunque no se los denomine «archiveros» sino «personas responsables de la planificación, implantación y administración del programa de tratamiento de documentos y sus operacinoes, cualificado, dedicado e instruido en gestión y conservación documental y que participan en el diseño, implementación y actualización de los sistemas de gestión y conservación documental«.

Pedazo denominación la de nuestra profesión, ¿eh? Clarita y sencilla. Es más, es una denominación tan clara y que todo el mundo puede entender que estoy pensando en hacerme tarjetas de presentación en las que ponga lo siguiente:

«Javi Requejo.

Responsable de la planificación, implantación y administración de programas de tratamiento de documentos y sus operaciones, cualificado, dedicado e instruido en gestión y conservación documental y que participa en el diseño, implementación y actualización de los sistemas de gestión y conservación documental.

A los pies de su señora para lo que vuecé desee mandar»

Estas tarjetas serían de tamaño DIN-A4 para que quepa bien todo el nombre, claro.

Bueno. Como decía, no voy a hacer sangre. La simple idea de que los archiveros estén presenten como actores involucrados es una noticia magnífica. Además, también se han definido numerosos procesos de gestión de documentos electrónicos que son de sobra conocidos por nosotros en el ámbito de los soportes tradicionales (como la descripción, la clasificación, la valoración, las transferencias, la destrucción de documentos, el acceso…).

Por último, como ocurre también con el resto de Normas Técnicas de Interoperabilidad, también debemos alegrarnos de que se hayan incluido apartados relativos a la actualización permanente de la política de gestión de documentos electrónicos, con el fin de garantizar la adecuación permanente a las necesidades reales de gestión. Esto quieren decir que, en caso de que algo no haya quedado bien definido, se podrá modificar con posterioridad cuando se puedan plantear problemas al respecto.

En breve, volveré a retomar este hilo de «Archivos y Administración electrónica«, con el fin de poder dar por concluida la serie y empezar a abordar otros menesteres, también la mar de interesantes.

Nos vemos

Archivos y Administración electrónica (Parte V)

Decía el otro día que, quizá, la NTI más relevante para nosotros, los archiveros, era la NTI de Política de Gestión de Documentos electrónicos. También decía que esta NTI no se encuentra aprobada todavía, aunque se puede consultar el Proyecto de resolución por el que se aprueba la NTI en el Portal de Administración Electrónica (en adelante, PAE).

Cuando digo que esta NTI es la más importante para los archiveros es porque, si nos atenemos al contenido del Punto IV «Actores involucrados«, entre los principales actores involucrados en la definición, aprobación e implantación de la Política de Gestión de documentos electrónicos en una organización, se cita expresamente al «Personal responsable de la planificación, implantación y administración del programa de tratamiento de documentos y sus operaciones, cualificado, dedicado e instruido en gestión y conservación documental y que participará en el diseño, implementación y actualización de los sistemas de gestión y conservación documental.»

De nuevo, si analizamos esta frase detenidamente, podremos comprobar como, en realidad, el personal de la organización responsable de administrar el programa de tratamiento documental, cualificado y con instrucción en gestión y conservación documental… ¡somos los Archiveros!

Es cierto que, según la NTI, los archiveros sólo somos unos de los actores involucrados en la Política de Gestión, junto con la alta dirección, los responsables de los procesos de gestión administrativa, y el personal técnico que implemente el programa de tratamiento. Pero nosotros, los archiveros, debemos ser los responsables de planificar, implantar y administrar el programa de tratamiento de documentos de nuestras respectivas organizaciones.

El resto de la NTI de Política de Gestión detalla qué es lo que debe contener ese Programa de Tratamiento de documentos que debe ser planificado, implantado y administrado por los responsables de la gestión y conservación documental, detallando cuáles son los procesos de gestión documental que deberán incluirse en el Programa de Tratamiento (captura, registro, clasificación, descripción, acceso, calificación, conservación, transferencia y eliminación), la asignación de los metadatos sobre los documentos electrónicos y el sistema de comprobación, revisión y auditoría al respecto.

Por último, a modo de anexo en la citada NTI de Política de Gestión, se está redactando el Esquema General de Metadatos para la Gestión del Documento Electrónico, conocido por la abreviatura e-EGMDE. y al igual que ocurre con la NTI de Política de Gestión, todavía se encuentre en fase de borrador sin estar definitivamente aprobado. Este esquema pretende ser un instrumento que defina la incorporación y gestión de los metadatos de contenido, contexto y estructura de los documentos electrónicos a lo largo de todo su ciclo de vida.

El borrador de e-EGMDE disponible en el PAE contiene cuatro grandes bloques temáticos:

• La definición y estructura del Modelo Conceptual (llamado «Modelo entidad-relación«) en el que se apoya el esquema de Metadatos, sus propiedades y su lógica interna.
• El listado y la descripción detallada de cada uno de los elementos y sub-elementos de metadatos que se pueden contemplar (tanto los mínimos obligatorios como los complementarios).
• Los esquemas de valores necesarios para entender y cumplimentar de forma comprensible los valores de algunos metadatos.
• Las referencias a la normativa técnica utilizada como base para la elaboración del e-EGMDE.

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Con todo lo dicho aquí y en los anteriores artículos, que echando la vista atrás parece «un buen ladrillo jurídico«, se puede concluir que los archiveros estamos presentes en la Administración electrónica, nos guste o no. Es cierto que, tal vez, un archivo histórico al uso no participe de la planificación y gestión de documentos electrónicos de su organización pero, los archivos centrales o intermedios de las organizaciones administrativas deben implicarse, sin lugar a dudas, en su puesta en marcha y desarrollo.

Con este capítulo, también doy por concluida la referencia normativa a los archivos y archiveros en el desarrollo de la Administración electrónica. En la siguiente entrega, intentaré abordar las necesidades que deberían cubrirse por parte de los archivos de cada organización, según el marco normativo que se establece en las NTI, así como los procesos e innovaciones en la gestión documental que deberán realizarse para poder «ponerse a ello«.

 Nos vemos

Archivos y Administración electrónica (parte IV)

He aquí la cuarta entrega de la Serie «Archivos y Administración electrónica»:

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Si descontamos lo dicho en el anterior artículo, lo más importante del ENI, al menos para nosotros, viene recogido en la Disposición Adicional Primera del referido Real Decreto 4/2010. En esa disposición, se fija la necesidad de desarrollar una serie de Normas Técnicas de interoperabilidad (en adelante, NTI), que serán de obligado cumplimiento y que detallarán las condiciones y medidas que se citan de forma genérica en el ENI.

Se prevé el desarrollo de once NTI, pero a nosotros, los profesionales de la gestión Documental, las que más nos interesan son las siguientes:

• Documento electrónico: Desarrollará los metadatos mínimos obligatorios, la asociación de los datos y metadatos de firma o sellado de tiempo, así como otros metadatos complementarios asociados y los formatos de documento.
• Digitalización de documentos: Trata los formatos y estándares aplicables, los niveles de caldiad, las condiciones técnicas y los metadatos asociados al proceso de digitalización.
• Expediente electrónico: Trata de la estructura y formato que deben tener los expedientes electrónicos.
• Procedimiento de copiado auténtico y conversión: Trata el proceso de migración de documento en soporte papel a soporte electrónico y el proceso de conversión entre documentos electrónicos
• Política de Firma electrónica y de certificados de la Administración: Trata las condiciones que deberán cumplir las firmas electrónicas aceptadas por la Administración.
• Política de Gestión de documentos electrónicos: Incluirá las directrices para la asignación de responsabilidades, directivas o profesionales, y la definición de programas, procesos y controles de gestión de documentos .

Como digo, en el ENI se citan más NTI, pero las que más nos interesan a los archiveros son estas siete. Y, de estas siete normas, ya han sido aprobadas, y publicadas en el BOE de 30 de julio de 2011, todas menos la de Política de Gestión de Documentos electrónicos.

A día de hoy las NTI se pueden consultar, obviamente las ya aprobadas pero también las que están en fase de proyecto, a través del Portal de Administración Electrónica. Os aconsejo que las echéis un vistazo porque merecen la pena. Es verdad que si las analizamos «archivísticamente«, lo más probable es que no las veamos con muy buenos ojos. Incluso, «algunos» las hemos podido tachar de insuficientes o vacías de contenido.

Pero lo cierto es que, si somos realistas, hay que entender que, al menos, ya hay unas normas técnicas que establecen los requisitos mínimos que deben cumplirse para que las administraciones asuman sus responsabilidades documentales en soportes electrónicos. Así por ejemplo, en la NTI de Digitalización se fija la resolución mínima de 200 ppp para que la Administración digitalice sus documentos (este es un dato a tener en cuenta)

Además, a pesar de que se han aprobado seis NTI de interés para los archiveros, todavía no se ha aprobado la que, quizá, sea la norma técnica más importante para el sector de la Gestión Documental: La NTI de Política de Gestión de documentos electrónicos.

Pero… Eso es carne de otro artículo. Mejor dejamos la NTI de Política de Gestión para otro día.

Nos vemos